8 motivi per passare a un sistema di prenotazioni online

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8 motivi per passare a un sistema di prenotazioni online

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Pubblicato da MB Services and Consulting | BARI in Aziende · 18 Ottobre 2020
Tags: prenotazioneonline
Cosa hanno in comune un centro yoga, un’officina meccanica, uno studio dentistico e un B&B? Apparentemente nulla. In realtà sono tutti esempi - e se ne potrebbero fare tantissimi altri - di attività che, per funzionare e crescere, hanno bisogno di trovare un modo efficiente di gestire la prenotazione degli appuntamenti.
Pensare di poter ancora andare avanti solo con un addetto munito di telefono, agenda di carta e tanta pazienza è, ormai, piuttosto anacronistico. Oggigiorno, qualunque sia il tipo e la dimensione dell’attività considerata, è molto più vantaggioso adottare un sistema di prenotazione online. E ora cercheremo di capire insieme il perché.

Cos’è e come funziona sistema di prenotazione online

È giusto esplicitarlo anche se è piuttosto intuitivo. Un sistema di prenotazione online non è altro che un software che consente a un potenziale cliente di prenotare e pagare un’attività o un servizio direttamente tramite il sito web o un’altra applicazione.



Questo significa che quando un utente trova un servizio che gli interessa e decide di fare una prenotazione può gestire tutto online: consultando l’agenda aggiornata vede quali sono le disponibilità, sceglie la data e l’ora che preferisce e completa la procedura effettuando il pagamento. Nel migliore dei casi, dunque, tutto avviene in modalità “self-service” riducendo considerevolmente il carico di lavoro del personale addetto e risolvendo a monte molte delle difficoltà che si possono generare nel portare a termine questo genere di operazioni.
Grazie ai sistemi di prenotazioni online, dunque, gli utenti non sono obbligati a telefonare: gli basta semplicemente visitare il sito web per avere le informazioni che cercano e fissare l’appuntamento che desiderano o riservare un servizio.

Perché passare alle prenotazioni online

Gestire manualmente l’agenda delle prenotazioni è, a conti fatti, un’attività poco efficace: occorre avere del personale sempre a disposizione che, carta e penna alla mano, faccia quadrare disponibilità e richieste. In questo scenario, un eventuale aumento dell’offerta, o - ancor meglio - della richiesta, finisce per rappresentare una maggior complessità che rischia di tradursi in tempi di attesa più lunghi ed errori più frequenti.

D’altro canto, invece, con un software di prenotazione online, una volta impostato, i clienti possono agire in autonomia ed effettuare prenotazione in qualsiasi momento, anche nel cuore della notte, se lo desiderano! In questo caso è semplice controllare ogni aspetto e le possibilità di errore si riducono sensibilmente.

Ovvio, quindi, che adottare un sistema di prenotazione online rappresenta la soluzione più vantaggiosa per qualsiasi tipo di attività, qualunque sia il settore in cui opera e le dimensioni che la caratterizzano.     

Naturalmente adottare un sistema di gestione delle prenotazioni online non significa dover abbandonare completamente il sistema di prenotazione tradizionale: di fatto i due sistemi possono benissimo integrarsi. Per esempio, clienti con esigenze particolari potrebbero preferire un contatto umano che risolva qualsiasi incertezza o richiesta. Alla fine, quel che conta è soddisfare il cliente!

Quali sono i vantaggi di un sistema di prenotazione online

Abbiamo detto che, rispetto a quello tradizionale, il sistema di prenotazione online offre degli indubbi vantaggi. Entriamo nel dettaglio ed elenchiamo insieme i principali:

FA RISPARMIARE TEMPO
Con un sistema di prenotazione tradizionale è necessario che il personale dedichi buona parte del proprio tempo a gestire le chiamate dei clienti. Con un sistema online automatizzato, invece, il cliente fa tutto da sé: controlla le disponibilità, sceglie l’opzione migliore ed esegue la transazione ricevendo, in automatico, una e-mail di conferma. Non c’è bisogno di alcun intervento umano e il personale può impiegare il proprio tempo per altre mansioni.



RISOLVE I COLLI DI BOTTIGLIA
Accettare le prenotazioni per telefono significa poterle ricevere soltanto durante l’orario di lavoro del personale addetto e, in più, se si dispone di un’unica linea telefonica, soltanto una persona alla volta potrà fare un ordine. Questo collo di bottiglia che limita il numero di opportunità non si verifica con le piattaforme di prenotazione online a cui tutti i clienti possono accedere in qualsiasi momento, ovunque e con qualunque dispositivo.  

LAVORA H24, 7/7
Come tutti i sistemi automatici, anche quelli di prenotazione online hanno il grande pregio che, una volta configurati, lavorano per te sempre, 24 ore al giorno, tutti i giorni dell’anno. Anche quando sei fuori sede o a casa a dormire, continuerai a ricevere prenotazioni senza problemi.

FAVORISCE IL PROCESSO D’ACQUISTO
Oggigiorno è più probabile che un possibile cliente ti trovi tramite una ricerca online piuttosto che tramite un qualsiasi altro canale pubblicitario. Non obbligarlo ad abbandonare la navigazione e a telefonare: potrebbe non aver voglia di farlo. Se gli semplifichi il compito mettendo online tutte le informazioni che potrebbero essergli utili e gli consenti anche di prenotare e pagare, avrai molte più possibilità di successo. Detto in gergo, avrai costruito un customer journey (letteralmente “viaggio del cliente”, ovvero il processo d'acquisto) veramente efficace.

FUNZIONA DA MOBILE
Con i nuovi sistemi di prenotazione online permetti ai tuoi clienti di poter usare un’ampia gamma di dispositivi: possono effettuare un ordine tramite smartphone, tablet o computer e avere sempre un’esperienza soddisfacente. In più, l’accesso da mobile è conveniente anche per te: in qualsiasi momento e ovunque tu sia, infatti, potrai accedere alla piattaforma e controllare lo stato delle prenotazioni.



FORNISCE INFORMAZIONI PREZIOSE
Portando a termine una prenotazione online, un cliente ti lascia molte informazioni che rimangono ordinatamente archiviate e che tu puoi decidere di utilizzare per il tuo business. Prima tra tutte, ti lascia il suo indirizzo e-mail: questo significa che puoi contattarlo per chiedergli un feedback ma anche per proporgli sconti o nuovi servizi.
Naturalmente questi dati vanno protetti e utilizzati nel rispetto della privacy ma in genere le piattaforme offrono tutte le garanzie necessarie e qualsiasi informazione che ti permetta di conoscere meglio il tuo cliente è preziosa per impostare al meglio le tue prossime azioni di marketing.       

GESTISCE PROMEMORIA E APPUNTAMENTI RICORRENTI
Con un’attenta pianificazione di base, un sistema di prenotazione online consente di massimizzare le opportunità. In caso di esaurimento delle disponibilità, proporrà soluzioni alternative e ai clienti affezionati permetterà di prendere appuntamenti ricorrenti. In più, per ogni appuntamento fissato, il sistema manderà un SMS o un’e-mail di promemoria in modo che il cliente non dimentichi di presentarsi. Tante operazioni, insomma, che puoi rendere automatiche e che possono portarti a maggiori guadagni.

FACILITA LA SINCRONIZZAZIONE DEI CALENDARI
Infine, molti sistemi di prenotazione online consentono di sincronizzare calendari esterni: per esempio, potresti sincronizzare il Calendario Google che usi per i tuoi impegni personali. In questo modo, ogni volta che viene effettuata una prenotazione, il sistema controlla al posto tuo anche su calendari esterni, evitando di fissare appuntamenti che poi dovresti spostare.



Scegliere un sistema di prenotazione online

Quello che vuole il tuo cliente è chiaro e lo hai capito: avere comodamente tutte le informazioni di cui ha bisogno, poter fare una prenotazione senza difficoltà e poter pagare con il sistema che preferisce senza incontrare ostacoli. A questo punto non ti resta che identificare con precisione anche quali sono le tue esigenze e le tue priorità e, in considerazione di tutto ciò, identificare il sistema di prenotazione online che fa al caso tuo.

Le piattaforme disponibili sono molte. Per orientarti nella scelta considera innanzitutto il budget che puoi investire e la semplicità d’uso che la soluzione offre, sia a te che la devi gestire, sia ai tuoi utenti che la devono usare per prenotare. È importante che garantisca alcune funzioni di base: per esempio, che lavori in cloud, che accetti più opzioni di pagamento (carte di credito, bonifico bancario, PayPal, ecc.) e che permetta di effettuare prenotazioni in tempo reale. Accertati anche che il sistema possa essere facilmente integrato non solo con il tuo sito web ma anche con i social sui quali sei presente e con altre piattaforme che eventualmente usi (CRM, e-mail marketing, ecc.). Infine verifica che strumenti di reportistica ti mette a disposizione per monitorare e gestire l’andamento della tua attività.

Come gestire gli appuntamenti on line im maniera semplice

Sono diverse le soluzioni interessanti per qualsiasi attività che abbia l’esigenza di gestire gli appuntamenti online.

E' tutto molto semplice e intuitivo: tutto quello che devi fare è trovare la soluzione che fa per te, compilare le informazioni relative alla tua attività e aggiungere un pulsante per le prenotazioni sul tuo sito web.



I tuoi visitatori potranno visualizzare gli orari in cui sei disponibile e prenotare un appuntamento all’orario per loro più comodo.


Conclusioni

Se hai un’attività commerciale, il tuo sito web non può limitarsi ad essere un semplice sito vetrina, poco più di un biglietto da visita in formato digitale: sarebbe un’occasione sprecata.

Il tuo sito web deve diventare uno dei tuoi principali strumenti di lavoro: quello attraverso il quale ti fai conoscere, promuovi i tuoi servizi, trasformi gli utenti in clienti, realizzi guadagni.

In quest’ottica, inserire nelle tue pagine il pulsante per effettuare le prenotazioni online è essenziale. Come abbiamo visto l’investimento richiesto è contenuto e i vantaggi sono molti.

Dunque cosa aspetti?
Se ancora non lo hai fatto, metti da parte la vecchia agenda di carta e passa a un sistema di prenotazione online che supporti in maniera più efficace il tuo business.



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